“Semua sudah selesai”, atau “Progress: 100%” adalah kata-kata yang sering kita temukan dalam laporan dilingkungan pekerjaan. Buat saya sebagai penerima laporan, kata-kata “semua” atau “100%” dalam laporan tersebut sudah cukup untuk membuat laporan ditolak, bahkan mungkin cukup membuat orang tersebut keluar dari tim saya.
Apa sih masalahnya dengan kata-kata semua, atau 100%? Bukankah kata-kata tersebut lumrah digunakan dalam banyak laporan?
Karena sebuah bisnis dijalankan berdasarkan angka absolut, bukan angka relatif seperti semua atau 100%, atau 10% dan persen-persen lainnya. Let me ask a question, apakah anda akan menerima jika diberikan bukti bayar yang menyatakan 100% telah dibayar, tanpa menyebutkan berapakah nilai 100% tersebut?
Sebuah pengalaman ketika terlibat dalam sebuah megaproject semakin meyakinkan untuk selalu meminta laporan dengan angka absolut disamping angka relatif. Dalam megaproject implementasi sistem pembelian dan penagihan tersebut, sang Project Manager melaporkan bahwa 100% produk telah dikonfigurasikan dan siap untuk memasuki fase testing. Hari pertama masuk fase testing, all hell break loose. Ternyata tidak ada satupun produk yang ditesting di hari pertama sudah dikonfigurasikan.
Usut punya usut, ternyata yang dimaksud 100% oleh sang project manager adalah 300-an produk. Sedangkan ketika sang project manager melaporkan 100%, client memahaminya sebagai 350-an produk. Kenapa bisa terjadi selisih tersebut? Karena angka referensi 100% dari sang project manager diambil tanggal 15 April, sedangkan angka referensi 100% client adalah tanggal 30 Mei, yang sudah disampaikan ke tim project, tapi karena satu dan lain hal, tidak diketahui oleh sang project manager. Selisih 50-an produk ini adalah produk baru antara 15 April dan 30 Mei, dan pertama kali di testing oleh client, karena ini adalah produk terbaru dan banyak diburu customer dari client.
Apabila sang project manager menyertakan angka absolut dari jumlah produk disamping angka relatif 100%, tentu perbedaan angka referensi produk ini akan terlihat dan bisa dikoreksi sebelum memasuki fase testing. Kegagalan di testing hari pertama menyebabkan krisis kepercayaan yang dapat dengan mudah dihindari apabila para pemangku kepentingan project juga meminta angka absolut ketimbang menerima angka 100%, atau kata “Semua”.
Jadi, apabila para pembaca adalah seorang project manager, atau sebagai pemangku kepentingan, selalu minta angka absolut. Apabila tim anda menolak memberikan, atau tidak bisa memberikan angka absolut, mungkin sebaiknya anda memeprtimbangkan untuk mengganti tim anda.
